Para uns tempo é dinheiro, para outros tempo é vida, o fato é que atualmente o tempo é um dos bens mais escassos da humanidade.
E o mais impressionante disso é que esse fenômeno não vem acontecendo apenas nos grandes centros, nas cidades modernas e “conectadas”.
Desde o executivo de uma multinacional até o fazendeiro do interior, o aluno ou a dona de casa, o fenômeno da “falta de tempo” tem atingido a maioria das pessoas em todos os lugares do mundo.
Talvez seja pela tecnologia que acelerou as coisas, ou a competição cada vez mais acirrada, o fato é que temos que valorizar mais do que nunca nosso tempo e procurar usá-lo da melhor forma possível, afinal tempo gasto não se recupera.
Pensando nisso trazemos para você neste artigo 5 coisas que fazem você desperdiçar o seu tempo.
Esperamos trazer dicas valiosas para que você possa dar um chega pra lá neles e usar o seu tempo muito melhor.
Vamos conferir?
1) Desorganização e falta de planejamento
Já começamos pegando pesado!
A desorganização e a falta de planejamento são com certeza dois grandes inimigos do seu tempo.
Um ambiente de trabalho ou uma casa desorganizada só tem fazem perder tempo.
Antigamente a desorganização era só física, mas no mundo da tecnologia ela estendeu seus tentáculos também para o digital.
Poderíamos fazer uma lista interminável de exemplos, mas vamos dar apenas alguns:
Não ter um lugar para guardar seus materiais de trabalho, guardar as chaves do carro, manter em ordem os arquivos no seu computador, tudo isso prejudica o seu desempenho no dia a dia.
Você perde muito tempo procurando algo e as vezes isso pode não ser apenas prejudicial para o seu tempo, você pode perder negócios assim!
Já imaginou chegar num restaurante e ter que esperar a cozinheira achar as panelas ou ao pegar um táxi esperar que o motorista ache as chaves do carro?
Você entendeu né?
A desorganização é um problema tão grave que o sábio povo japonês até criou uma metodologia inteira para resolver isso e que você já deve ter ouvido, o famoso 5S.
Então se você quer ser mais produtivo(a) trate de se organizar agora mesmo e pare de perder tempo no meio da bagunça.
E a falta de planejamento?
Bom, essa é praticamente a irmã da desorganização.
Já pensou em fazer uma viagem longa ou começar o projeto de uma casa sem um planejamento?
Imaginou os transtornos que teria, não é mesmo?
O planejamento é a base das atividades humanas.
É claro que você não precisa de planejamento quando simplesmente vai na padaria da esquina comprar pão, mas quando as atividades são mais complexas, demoradas e envolvem gastos é imprescindível ter um plano prévio.
A falta de planejamento faz com que você comece as coisas sem saber ao certo como as fará, quanto vão custar e em que prazo devem terminar.
Isso é um pesadelo para qualquer projeto que se preze, por mais simples que ele seja.
O resultado da falta de planejamento é que você perde muito tempo “apagando incêndios”, ou seja, resolvendo imprevistos.
Perderá muito tempo também consertando coisas mal feitas, ou desfazendo coisas que não eram pra ter sido feitas.
Pense nas consequências e evite a todo o custo viver uma vida sem planejamento!
O que fazer?
A desorganização e a falta de planejamento são hábitos, então crie um compromisso pessoal com você mesmo de se policiar sempre que for começar um projeto ou quando seu ambiente começar a sair do controle.
• Faça uma “operação destralhe” de coisas que estão te atrapalhando e você não usa mais, doe-as ou mande para a reciclagem.
• Crie espaços para guardar suas coisas, ferramentas, sapatos, roupas, objetos pessoais, etc.
• Organize sua vida digital, crie pastas para separar arquivos importantes, como PDF´s, Textos, Fotos, Planilhas, etc.
• Busque aprender sobre técnicas de organização como 5S.
• Organize sua agenda de tarefas e compromissos para manter sua rotina em ordem.
• Pratique o bom e velho “tirou, coloque de volta”.
• No campo do planejamento, seja proativo(a), antecipe-se aos problemas e tenha planos para eles, caso aconteçam.
• Trabalhe muito na preparação, tanto quanto na execução.
• Tenha um planejamento prévio das suas atividades e projetos, saiba o que fazer e quando fazer.
• Siga o planejamento e ajuste-o sempre que necessário!
Enfim, a organização e o planejamento requerem esforço e prática contínuas até que se tornem hábitos.
2) Vício em tecnologia
A necessidade de manterem-se conectadas o tempo todo criou um verdadeiro vício nas pessoas.
Se por um lado a tecnologia ajuda a melhorar a produtividade por outro seu uso excessivo pode ser muito prejudicial.
Fale a verdade, você acorda e já pega o celular? Não pode ter um intervalo qualquer e corre ver as redes sociais? Fica pendurado no Whatsapp?
Esses são sinais que a tecnologia vem prejudicando a sua produtividade.
Além disso claro, isso pode te afastar da convivência “ao vivo” com outras pessoas, sua família, etc., o que também é algo muito ruim.
É espantoso, mas se você somar o tempo que fica à toa em redes sociais, jogos, chats e jogos é absurdo.
Não acredita?
Nesse estudo feito em 2019 nos 45 países com maior número de usuários de internet, somente em redes sociais as pessoas passaram em média 143 minutos por dia.
Na América Latina, esse número foi além, 212 minutos diários.
Isso mesmo, 3 horas e meia por dia, e isso somente em redes sociais!!
Imagine em todo o resto como conversas de Whatsapp, jogos etc.
Seria como literalmente estar jogando seu dia fora.
Procure aliviar a ansiedade de ficar vendo o que as outras pessoas estão fazendo.
Viva a sua própria vida!
A menos que você seja um “digital influencer”, viver nas redes sociais não vai te dar dinheiro, pelo contrário, pode te colocar no olho da rua!
Imagine quanto trabalho, quantos projetos você está deixando de fazer nesse tempo?
O que fazer?
• Trabalhe a ansiedade, evite ficar olhando o celular a cada 5 minutos ou ficar longos períodos conectado.
• Troque seu tempo ocioso por algo produtivo como a leitura de um livro ou o aprendizado um novo idioma (tem apps e canais no Youtube que te ajudam com isso de graça).
• Instale no seu smartphone algum um aplicativo para monitorar e te avisar quanto tempo você fica conectado, isso ajuda a criar disciplina sobre a hora de parar. Nesse link você encontra alguns para Android.
• Instale também no seu computador um programa que barra o acesso aos sites que você não quer acessar em determinados horários, veja como eles funcionam nesse nosso artigo.
3) Falar sim para tudo
A vida é feita de escolhas e prioridades!
Se você se propor a fazer tudo, a única certeza é a de que não conseguirá, concorda?
Não tem jeito, você tem duas escolhas: Ou prioriza os projetos na sua vida ou passará seus dias começando e não terminando um monte de coisas.
O dia de todo mundo tem 24 horas e dentro desse tempo você tem que decidir entre o que é relevante e que vai te fazer progredir na vida e o que é bobagem a ser descartada.
Em nossa cultura, temos especialmente uma dificuldade em falar não e a todo momento você vai ter que lidar com os pedidos.
É o pedido de um favor de um amigo, é o pedido de ajuda de um colega de trabalho, pedidos de familiares, de um grupo que você participa e por aí vai.
Ajudar os outros é bom e engrandece, mas você tem que avaliar a frequência e a relevância desses pedidos e o quanto eles vão impactar no seu planejamento.
Se a todo momento você parar suas atividades e falar “sim” para os outros o que vai acontecer é que o seu tempo estará indo para eles e não para você.
Simples assim!
No mundo corporativo, há mais de um século a invenção da distribuição do trabalho através das linhas de produção permitiu que cada colaborador tivesse atribuições específicas, ou seja, foco no que deve trabalhar.
Ao impedir que todo mundo fizesse tudo, descobriu-se que a dedicação a uma tarefa levava ao ganho de produtividade, ou seja, maximização do tempo.
Claro que na vida pessoal não podemos ter uma “linha de produção”, mas temos a liberdade de escolher o que queremos para nós.
Desse modo ou você escolhe realizar os seus projetos ou ficar adiando-os para atender os projetos alheios, a decisão é sua!
O que fazer?
• Analise a relevância e a urgência do pedido de ajuda, se você pode atendê-lo de modo a não colocar em risco o prazo da atividade que você está fazendo nesse momento.
• Pratique a empatia para saber quando vale a pena parar o que está fazendo para ajudar os outros e quando não.
• Controle a ansiedade, foque nos seus projetos e diga sim para os outros quando achar que realmente é necessário.
• Diga educadamente que não pode atender a um pedido e siga a vida!
4) Não delegar ou terceirizar
Esse tópico é meio que o contrário do anterior.
Mas calma, antes que a gente se contradiga e fale para que os outros parem de fazer os projetos deles para fazer os seus a gente explica.
Você é super centralizador(a) e gosta de fazer absolutamente tudo dentro de uma tarefa ou projeto?
Se o seu perfil é de querer micro gerenciar todas as etapas de um processo, sentimos lhe informar, mas você está desperdiçando a oportunidade de contar a com a ajuda de outras pessoas.
Ou seja, por tabela você está desperdiçando o seu tempo!
O século 21 é o século da delegação, da terceirização e da automatização.
Se você ocupa uma posição de liderança em uma empresa e está fazendo o trabalho que era pra ser dos seus subordinados, você está desperdiçando seu tempo.
Delegar nesses casos não é apenas um direito, como um dever.
A empresa está te pagando para liderar, não para fazer o trabalho deles.
Somente liderando você vai gerar os resultados que esperam de você.
Obviamente nem todo mundo tem um cargo de chefia e que possa repassar trabalho aos outros, então nesse caso temos as opções da terceirização e da automatização.
Mas se faça a seguinte pergunta: Quanto custa o seu tempo?
Tarefas triviais estão te impedindo de avançar com os seus projetos realmente importantes?
Hoje temos uma inacreditável quantidade de opções de transferir tarefas (de forma profissional) para outras pessoas ou através aplicativos digitais.
Quer alguns exemplos?
Você já ouviu falar em secretária virtual, assistente virtual ou secretária remota?
Se nunca ouviu falar, dá uma olhada nesse link sobre o que o SEBRAE fala.
É uma pessoa que você pode contratar de forma terceirizada à distância para realizar as mais diversas tarefas, como pagar suas contas, fazer cobranças, ligar para clientes e fornecedores, produzir conteúdos para suas redes sociais e muito mais.
É literalmente como ter uma assistente pessoal, só que à distância.
Pense nisso!
Outra forma de terceirizar atividades e que tem dado muito certo são os sites de contratação de freelancers.
Sites como o Workana, 99Freelas e Fiver são muito legais, pois tem três vantagens, uma é a de você poder terceirizar uma tarefa uma vez só e quando acabar, acabou.
A segunda vantagem é você poder acessar a experiência de um profissional em algo que você não tem conhecimento ou habilidade para fazer.
E a terceira é que você pode escolher o profissional dentro do seu orçamento disponível.
Por exemplo você precisa fazer a logomarca da sua empresa, ou desenhar o rótulo de um novo produto, a narração de um vídeo ou uma apresentação complexa em PowerPoint.
Com certeza num site desses você encontrará a pessoa certa.
Agora falando do mundo digital existem centenas de milhares de aplicativos para ajudar a economizar seu tempo.
Veja alguns exemplos:
• Você pode adquirir software para programar postagens em suas redes sociais.
• Configurar seu Gmail para auto-responder suas mensagens
• Contratar um backup na nuvem que salve seus arquivos automaticamente.
• Aplicativos para disparar e-mails automaticamente para novos clientes.
• Aplicativos para produzir vídeos e imagens com base em modelos pronto, e muito mais!
É uma lista praticamente interminável.
Enfim, não importa qual o tipo, o local ou as peculiaridades do seu trabalho.
Seja na vida pessoal ou profissional sempre vai ter uma opção de você delegar, terceirizar ou automatizar algo.
Não subestime o poder desses recursos e coloque-os para trabalhar a favor do seu tempo!
O que fazer?
• Pare de micro gerenciar as pessoas, deixem elas fazer o trabalho delas enquanto você faz o seu.
• Contrate assistentes remotas para terceirizar atividades burocráticas ou que tomam muito seu tempo.
• Contrate freelancers para realizar atividades as quais você não tem tempo ou conhecimento necessários.
• Use e abuse de aplicativos no smartphone e no computador que automatizam suas tarefas.
5) Perfeccionismo
Esse é um dos desperdiçadores de tempo mais vorazes de que sem tem notícia.
Assim como existem pessoas extremamente desleixadas para a aparência e a qualidade das coisas que fazem, na ponta oposta temos os perfeccionistas.
Passar horas “fazendo melhorias” numa atividade ou num projeto simplesmente é umas das formas mais eficazes de jogar tempo fora.
Sim, a atenção aos detalhes é fundamental, mas quando isso se torna uma obsessão, você começa a ter problemas de desempenho tanto no seu trabalho quanto na vida pessoal.
Tudo na vida tem o ponto certo, nem demais, nem de menos.
Entregar menos é um ato de relaxo, desleixo, uma coisa mal feita.
Entregar demais, é perfeccionismo que custa tempo precioso e se praticado regularmente vai prejudicar sua vida e até sua saúde.
Mas tem um problema, muitas vezes o perfeccionismo não é entregar algo a mais, é simplesmente ficar perdendo tempo excessivo com detalhes que não agregam quase nada ao resultado final.
Quer ver só?
Lavar o carro por dez horas não vai deixá-lo mais limpo do que se o lavasse em duas horas.
Levar um dia inteiro para fazer um relatório que poderia ser feito em uma hora não vai deixar o relatório muito mais preciso.
Agora olha essa conta:
Imagine que você tem dez tarefas para realizar num dia.Mas então você ligou o botão do “Perfectmax 3000” no nível máximo e ficou o dia inteiro fazendo apenas duas.
Sobraram oito sem fazer.
No dia seguinte você tem dez novas tarefas para fazer, mas perai, ficaram oito do dia anterior.
Agora você tem 18 tarefas pendentes!!Se continuar com o seu perfeccionismo em ação, quantas tarefas terá que realizar no terceiro dia? E no quarto?
Entendeu a gravidade do problema?
Agir com perfeccionismo extremo vai te trazer muitos problemas.
O que fazer?
Assim como muitos dos problemas que citamos nesse artigo, o perfeccionismo também é um hábito e você tem que trabalhar para controlá-lo ou até mesmo eliminá-lo da sua vida.
• Identifique os “gatilhos” que disparam o perfeccionismo, e quando perceber que começou a executar uma tarefa de forma muito obsessiva nos detalhes, pare imediatamente.
• Controle a ansiedade de ficar querendo melhorar e melhorar algo por horas (ou dias).
• Programe o seu dia, analisando a quantidade de coisas e uma estimativa de que conseguirá terminar tudo.
• Coloque tempos nas tarefas, isso vai ajudar você a planejar a quantidade de tempo necessário para realizar algo e te forçar a terminar a tarefa dentro do tempo programado.
• Certifique-se que a tarefa que você está realizando está com o nível de qualidade adequado, encerre-a e ponto final! Se precisar você faz os ajustes posteriormente.
Ufa, foi uma lista e tanto de desperdiçadores de tempo que você deve evitar, não é mesmo?
Esperamos que esse artigo ajude em algum aspecto da sua vida a você parar imediatamente com esses hábitos que só desperdiçam o seu tempo.
Vire na direção contrária e siga rumo à produtividade máxima!
Obrigado por ficar conosco em mais esse artigo do blog do Klist, fique ligado(a) aqui e em nossas mídias sociais que sempre tem material novo ligado a foco, organização e produtividade pessoal.
Até mais!